Наше суспільство перебуває лише на шляху до того, щоб всюди на всіх підприємствах запровадити системи електронного документообігу.

Все тому, що наразі більша частина підприємств не може цього зробити з простої причини – відсутність досвіду використання електронної документації.

СЕД Docsvision

СЕД Docsvision як інструмент автоматизації процесів за рамками документообігу

ELMA

СЕД ELMA реалізований у складі декількох пакетів ECM+, Проекти+, ELMA CRM+, які підбираються за вимогами користувача. Є навіть пакет із KPI.

Особливість інтерфейсу в його підстроюванні під роль користувача за допомогою вбудованих засобів проектування.

У ньому реалізовано прискорений доступ до довідкових даних та автоматизація низки процесів, зокрема обробка документації з різних джерел.

Щодо пошуку даних, то є процедура пошуку за реквізитами. Результат пошуку можна сформувати у звіт, а із запитів пошуку допускається формувати шаблони.

Для операцій з БП виділено спеціальну підсистему, яка дозволяє планувати заміщення, налаштовувати завдання, керувати та моделювати БП.

Блок безпеки підтримує ряд способів авторизації, чітко розмежовує права користувачів тип доступу до об'єктів.

Додатково використовується ЕЦП, кількість активних користувачів можна визначити програмно.

Мінуси цієї СЕД теж є. Наприклад, відсутня локальна пошта. Є обмеження створення та призначення завдань, а реєстрація з офісних додатків не реалізована.

Крім того, вбудованих засобів для перегляду вкладень немає, запити виконуються лише типові, а автоматичний пошук дублікатів не передбачено.

Які завдання вирішує 1С:Документообіг 8

Які завдання вирішує 1С: Документообіг 8: діловодство; зберігання та пошук інформації; бізнес процеси; маршрутизація документів; облік робочого часу.

У економічній літературі зустрічається твердження, що у бізнесі, нібито, існують якісь «важливіші» і «менш важливі» складові. Прихильники такого підходу аргументують це тим, що основні процеси (які, припустимо, генерують кеш флоу або виробляють продукт), це те, на чому реально стоїть підприємство, а підтримуючі процеси, такі як, припустимо, документообіг у компанії – це складові частини, від яких можна з найменшими втратами відмовитись. З одного боку можна було б уявити, що такі фахівці мають рацію, і їхня точка зору справді обґрунтована, але тільки в тому випадку, якщо ми говоримо про компанію з горизонтом перспектив розвитку на один рік. Тому що, як тільки ми почнемо говорити про компанію, яка реально націлена на розвиток на ринку – на збільшення свого обороту, зростання активів, поширення своєї філійної мережі, стає зрозуміло, що підтримуючі процеси, серед яких, безумовно, на перший план виступає саме процес документообігу компанії, що грають не меншу роль в успіху бізнесу.

Про те, чому автоматизація документообігу сьогодні – це ключ до порядку завтра, і які завдання вирішують системи електронного документообігу на підприємствах, орієнтованих на ефективність, розберемося у статті.

Що таке СЕД

Щоб розібратися, що є системами електронного документообігу, потрібно спочатку відповісти на запитання: «Навіщо, власне, вони потрібні бізнесу?». Багато хто, як і раніше, вважають, що паперовий документообіг і менеджери, що бігають з рахунками коридорами, бухгалтери, у яких на робочих столах хмарочоси з договорів та рахунків – це нормально і така сутність будь-якого бізнесу. Ця стаття орієнтована на тих, хто розуміє, що сучасні умови економічної взаємодії та рівень технічного прогресу створюють таку ситуацію, за якої ефективність бізнесу багато в чому залежить від швидкості управління наявною у бізнесу інформації та порядку організації раціонального переміщення цієї інформації.

Системи електронного документообігу вирішують одну з ключових проблем бізнесу в адміністративній частині – спрощують взаємодію між співробітниками.

Коли вся корпоративна інформація надійно збережена, розподілено рівні доступу різних співробітників до різних розділів корпоративної інформаційної системи, забезпечене просте та зрозуміле управління документацією, а також усі зацікавлені особи отримують у своє розпорядження інструменти електронного документообігу та стандарти його використання – суттєво підвищується продуктивність будь-якої спільної діяльності працівників. .

Так звані EDMS (Electronic Document Management System) – це індивідуально налаштовані взаємопов'язані програмні комплекси, які дозволяють керувати різними видами документів та інформацією.

У будь-якій компанії, яка активно веде бізнес, кількість офіційної документації зростає постійно і стримувати її зростання неможливо, зокрема, і з законодавчих причин. І тут потрібне створення певних схем автоматизації документообігу, які дозволять стандартизувати управлінські процеси, регламентують діяльність працівників у цій частині роботи, звільнять персонал від ручної праці та фактично дозволять підвищити ефективність всієї системи загалом. Об'єктами, на які орієнтовані такі системи, є не тільки звичні документи в паперовому або навіть електронному вигляді, а загалом усі бізнес-процеси компанії, які будь-яким чином відображаються в системі інформаційного обміну. Саме тому автоматизацією документообігу загалом і автоматизацією безпосередньо систем електронного документообігу зокрема, останнім часом зацікавилися провідні компанії, побачивши величезні перспективи за рахунок підвищення загальної ефективності завдяки впровадженню таких змін.Фактично автоматизовані СЕД-и стають універсальною системою управління бізнес інформацією в широкому сенсі, яка дає можливість бізнесу в рамках однієї системи отримати всі необхідні інструменти для роботи з моменту виникнення інформації, до остаточної ліквідації.

Безкоштовна
консультація
експерта

Наталія Сиворіна

Консультант-аналітик 1С

Спасибі за Ваше звернення!

Спеціаліст 1С зв'яжеться з вами протягом 15 хвилин.

Ефективність СЕД

Якщо говорити про фактичну ефективність, якої можна досягти завдяки автоматизації електронного документообігу на підприємстві, слід перерахувати наступні моменти:

• Повний виняток або максимальне скорочення рутинних операцій та ручної роботи з інформацією.Автоматизовані системи суттєво спрощують такі процеси, як первинне введення або обробка даних, сканування та контроль даних або документів, процеси імпорту або експорту інформації з одних джерел до інших.
• Створення компанії єдиного простору електронної документації, у якому існує внутрішня ієрархія допуску співробітників до різноманітної інформації. Це виключає необхідність створення розподілених сховищ інформації з метою забезпечення її збереження або поділу рівнів допуску, оскільки одна взаємозалежна система дозволяє вирішити це завдання. Наприклад, у розподілених структурах це стає надзвичайно зручним інструментом для вищого менеджменту, якому може знадобитися доступ до якоїсь інформації нижчих рівнів.
• АСЭД дозволяє реалізувати зручну пошукову систему,яка повністю взаємопов'язана з усіма управлінськими процесами, що протікають у компанії. Таким чином, інтегрована в бізнес система автоматизації документів стає внутрішньою системою пошуку інформації, яка може знадобитися для вирішення бізнес-завдань або просто здійснення своїх прямих функцій.
• Зменшення кількості паперових носіїв інформації до мінімуму або їхнє повне виключення з роботи співробітників. Плюсів у цьому рішенні безліч – починаючи зі зниження фактичних витрат за статтею «адміністративні», до зменшення ризику, що конфіденційна інформація залишить компанію на паперовому носії.
• Автоматизована система документообігу дозволяє збільшити швидкість взаємодії між співробітниками та підрозділами, а також підвищити ступінь їхньої обопільної відповідальності за дії, вчинені або навпаки не вчинені в рамках кооперації. Це дуже важливий аспект ефективності СЕД, оскільки, як показує практика, продуктивність роботи підрозділів зростає в рази саме на тлі того, що сторони співпраці обмежені рамками системи та ведуть спільну роботу виключно у справі. При цьому варто мати на увазі, що в електронній системі «всі залишають сліди», тому неможливо буде зробити потім вигляд, що хтось чогось не почув, або цього зовсім не було.
• Автоматизовані системи документообігу сприятливо впливають на взаємозв'язку між менеджментом та підлеглими завдяки тому, що розпорядження стають чітко орієнтованими, більш зрозумілими та гарантовано донесеними до осіб, яким призначалася інформація. Також можна зазначити, що в рамках автоматизованих електронних систем зростає швидкість формування проміжних вказівок, коригувань, рішень та правок, а також контролю за виконанням розпоряджень усіх рівнів.
• СЕД-и дозволяють впровадити у компанії систему як внутрішнього обміну інформацією, а й розробити маршрути та способи імпорту та експорту інформації із зовнішніми системами. Таким чином, утворюється природний фільтр, який регулює те, в якому вигляді інформація залишає компанію (а іноді це вкрай важливо з точки зору стандарту), а також у якому вигляді інформація, що входить, дійде до співробітників компанії всередині системи. Все це дозволяє досягти в компанії інформаційної ідентичності, яка є вкрай важливою для продуктивної роботи підприємства в цілому.

Автоматизація СЕД у глобальному сенсі є найкращою основою для формування стандартів та алгоритмів, за якими в компанії протікають на різних рівнях усі бізнес-процеси. Таким чином, система електронного документообігу припиняє бути просто частиною діловодства або обміну документами, але стає важливою складовою бізнес-системи, яка відповідає, наскільки ефективно інформація використовується співробітниками компанії.

Інструментальні можливості автоматизованих систем документообігу

Завдяки активному розвитку програмування останні десять-п'ятнадцять років, сьогодні системи орієнтовані автоматизацію інформаційного взаємодії дозволяють включити саме такий набір інструментів, який необхідний конкретної компанії. Різні сфери бізнесу і просто індивідуальні особливості його ведення накладають і такі системи певний перелік вимог, застосовуваних саме тут і сьогодні.

Одним компаніям досить більш-менш «класичного» набору функцій – створення документів, обробка інформації, пошук та огляд даних, а також внутрішня взаємодія (передача, повідомлення сторін, постановка та контроль виконання завдань). Іншим необхідні значно складніші системи та інший набір інструментів, який дозволить побудувати складні ієрархії, сформувати віддалені команди, віддалені доступи, інтеграцію з даними баз SQL, Oracle, дати доступи до серверів без спеціальних додатків і, наприклад, до підключення хмарних систем. Найпросунутішим користувачам автоматизованих систем електронного документообігу можуть бути доступні такі складні та специфічні інструменти, як автоматичне оптичне розпізнавання інформації, штрих-кодування та сканування, система цифрових підписів, повнотекстовий та атрибутивний пошук тощо.

Переваги автоматизованих систем документообігу

Сьогодні використання автоматизованих систем документообігу, зокрема, систем стає не просто конкурентною перевагою компаній, орієнтованих на ефективність, але й об'єктивною необхідністю для всіх учасників економічної взаємодії, які в принципі зацікавлені в продуктивному функціонуванні свого бізнесу. Світ сильно перетворився в останньому десятилітті, і це позначилося на всіх сферах бізнесу та компаніях, змусивши їх змінюватись разом із настанням ери цифрової економіки. Порівняно з традиційними системами, які раніше дозволяли вибудувати процес управління інформацією на підприємстві, системи автоматизованого документообігу відкрили бізнесу нові горизонти у сфері підвищення власної ефективності, що виразились у таких перевагах автоматизованих систем документообігу:

1. Такі системи сильно збільшують продуктивність роботи компанії за рахунок збільшення продуктивності, яка забезпечується не тільки зручністю процесної взаємодії підрозділів, а й наявністю в системах АСЕД можливостей для необмеженої роботи з необхідною інформацією, від доступу до кардинальних перетворень інформації в найкоротші терміни.
2. Інформація в електронному вигляді підтримується у більш актуальному стані, оскільки процес внесення та узгодження правок може йти без відриву від основної діяльності у «фоновому» режимі.
3. Електронні системи є більш відмовостійкими та безпечними в порівнянні з іншими. Вони дозволяють сильно знизити вплив людської неуважності (так званого «людського фактора») та гарантовано забезпечити збереження інформації. Зрозуміло, що при бажанні та наявності технічних можливостей можна зламати будь-яку систему, але навіть з огляду на можливість злому електронна система передбачає більше інструментів із захисту, шифрування або резервного копіювання даних.
4. АСЭД створює передумови істотного скорочення операційних витрат як у прямих статтях витрат, і у сфері витрат за персонал, завдяки зменшенню в підприємства необхідності у виконавцях.
5. Така система відкриває нові можливості щодо кооперації між підрозділами, як з прямих питань (в галузі обміну інформації), так і у вигляді можливостей для спільної або поетапної (один за одним, частинами) роботи над різними проектами бізнесу. Прекрасний інструмент для віддалених брейнстормів, робочих груп, колективних правок та узгодження.

У цілому нині автоматизовані системи документообігу дають компанії як перелічені вище переваги, а й інших, які складно виміряти чи порахувати в умовних одиницях, але які менш важливі. Йдеться про зростання технічної грамотності персоналу та однозначне підвищення у персоналу дисциплінованості та відповідальності за свої дії та свою роботу. Працюючи в єдиній електронній системі, персонал постійно взаємодіє один з одним, вирішуючи проблеми, що виникають на нижчих рівнях, і тим самим зміцнюючи корпоративний дух.

Автоматизація системи документообігу сьогодні є не просто внутрішнім засобом оптимізації бізнес процесів, а природною потребою компаній підвищувати продуктивність своєї роботи в умовах глобальних економічних криз. Істотне скорочення можливостей для залучення фондування та зростання бізнесу за рахунок інвестиційних вливань наводить компанії з традиційних галузей до розуміння того, що всередині самих компаній приховані можливості покращення показників бізнесу. Якщо двадцять років тому було важливо лише «багато продавати», то сьогодні важливо «ефективно продавати», а це неможливо без сучасної автоматизованої системи роботи з інформацією.

У висновку хочеться відзначити, що будь-яка автоматизація в компанії пов'язана з значними інвестиціями, при цьому (якщо ми маємо на увазі саму програму) не є значною їхньою частиною. Їх основа - це розробка методології побудови системи, але в перспективі вони з лишком окупаються за рахунок зростаючої ефективності та швидкості бізнесу компанії. Як уже було сказано, сьогодні виграє не лише найрозумніший, а й найшвидший учасник ринку, тому система автоматизації документообігу – це одна з можливостей для сприятливого розвитку компанії у майбутньому.

Не секрет, що успішне ведення будь-якого бізнесу в першу чергу залежить від того, як працює механізм упорядкування документації. Адже робота з паперовою тяганиною хоч і не приносить задоволення, але є важливою ланкою в управлінні компанією.

До того ж, документацією слід займатися своєчасно, інакше вона почне накопичуватися і губитися. Для того, щоб уникнути можливих втрат, була введена система електронного документообігу.

У цій статті ми розповімо: Що таке СЕД? Які вона має види, переваги та недоліки?

З розвитком інтернету час товстих папок, і запорошених архівів пішло далеко в минуле. Наразі процес роботи з документами повністю автоматизований. Потрібні папери можна знайти в один клік, а архівація проводиться взагалі без участі людини. Такі можливості підприємствам відкриває СЕД.

Система електронного документообігу (ВЕД) – це спеціальне програмне забезпечення, завдяки якому відбувається обробка документів в електронному вигляді. Іншими словами, завдяки СЕД можлива передача документів між співробітниками, видача індивідуальних завдань, архівація тощо.

Напевно, багато організацій вміють створювати електронні документи, зберігати і передавати їх. Проте просто електронний формат не матиме жодної юридичної сили. Для того щоб електронний папір набув ваги, важливо, щоб він був підписаний обома сторонами. У цьому випадку документи мають бути скріплені спеціальним електронним підписом.

Отже, СЕД можна поділити на два види:

1. Документообіг усередині компанії між співробітниками;
2. Документообіг між різними підприємствами та організаціями у вигляді спеціальних каналів зв'язку.

Для використання СЕД всередині організації потрібне спеціальне програмне забезпечення. Зазвичай таку програму називають платформою ЕДО. Крім того, для безперебійної роботи такого програмного забезпечення потрібно додаткове обладнання. Наприклад, сервери, мережеві канали та інше.

Оператор електронного документообігу знадобиться у разі, якщо необхідна робота з паперами між двома різними фірмами. Такий оператор стане добрим помічником. Адже він вміє доставляти повідомлення, перевіряє, у якому форматі документи пересилаються, вимагає та контролює проставлення електронного підпису, зберігає та архівує папери самостійно тощо.

Таким чином, СЕД - це "кровоносна система" всього бізнесу. Вона значною мірою економить час, і, безсумнівно, позитивно позначається роботі організації загалом. Але чи завжди від такого виду обробки інформації є користь? І чи здатна СЕД завдати шкоди бізнесу? Щоб відповісти на ці питання, потрібно розглянути позитивні та негативні сторони електронного документообігу.

Плюси та мінуси ЕДО

Як і будь-який інший процес ЕДО має як плюси, і мінуси. Основні параметри представлені у таблиці нижче.

Переваги

Недоліки

Упорядкування. Система автоматично проставляє номери документам, що позбавляє всіляких помилок Відстеження. Будь-якої миті можна дізнатися, хто працює з документом Збереження. Співробітник не зможе втратити чи зіпсувати електронний документ Відновлення. Видалений документ можна у будь-який момент відновити Збереження часових ресурсів. Електронний вид документа потрапляє кожному співробітнику за лічені секунди, незважаючи на місця їх знаходження. Зручно працювати. За потреби працівник може змінювати вихідну версію документа. ЕДО дозволяє відновити кожну з них. Крім того, можна відстежити прізвища тих фахівців, які працювали над папером. Доступність. Система ЕДО працює у режимі 24/7. Більше того, при підключенні до неї за допомогою інтернету співробітник може в будь-який час працювати з документацією, навіть якщо він знаходиться в лікарні, або у відпустці. Планування. Система дає можливість фахівцю запланувати перебіг роботи з паперами. Можна встановити дату, час виконання, а також черговість. І в потрібний момент програма сама підкаже працівникові про необхідність виконання його роботи. Зручний пошук. Програма розроблена таким чином, що вона дає змогу знайти необхідний документ не лише за назвою, а й за ключовим словом. Економія паперу. Немає жодної необхідності роздруковувати документацію, зшивати її в папки та робити опис. Вся інформація зберігається в електронному вигляді, і будь-якої миті потрібний документ можна вивести на паперовий носій.

Грошові витрати. Створення ЕДО вимагатиме певних фінансових витрат. Гроші потрібні на ПЗ та обладнання. Величина витрат залежатиме від кількості підключених працівників. У середньому ця сума становитиме близько 100 000 рублів (*). Відразу користуватися СЕД — не вийде. Після придбання установка, впровадження та налагодження програми займає багато часу, а також спеціальних навичок. Навчання персоналу. Для того, щоб правильно користуватися СЕД, всі задіяні співробітники повинні пройти спеціальне навчання. Забезпечення безпеки. Для збереження інформації керівники компанії повинні приділити особливу увагу безпеці. А саме випустити електронний підпис, визначити хто зі співробітників, і який доступ до паперів матиме, а також потрібно захистити програму від проникнення з-поза. Потрібен адміністратор СЕД. У штаті організації має бути людина, яка буде здатна вирішувати поточні завдання по роботі в СЕД. А саме налагоджувати роботу сервера, допомагати користувачам, стежити за функціонуванням системи. Потрібне постійне резервне копіювання. З метою збереження інформації, користувачі повинні постійно зберігати документи. У деяких випадках потрібне існування електронного та паперового документа. Якщо, наприклад, у партнера не встановлена ​​СЕД, то при роботі з ним документація має бути як в електронному, так і паперовому вигляді.

Реальна вартість ведення електронного документообігу для малого бізнесу

(*) Якщо фірма невелика, і підписувати документи збирається особисто власник бізнесу (або сам ІП), то витрати будуть мінімальними. Вони складаються з купівлі електронного цифрового підпису – 1500 рублів та доступу до сервісу електронного документообігу – від 100 рублів.

Для невеликих обсягів наша редакція рекомендує сервіс «Контур.Діадок». Якщо вибрати тариф « Універсальний«, то витрати становитимуть лише 9 рублів за надісланий документ. Якщо порівнювати з пересиланням оригіналів документів поштою, то тут відправка одного рекомендованого листа всередині області складе щонайменше 50 рублів. Різниця очевидна:

Усім новим користувачам система надає 50 вітальних бонусних пересилок електронних документів.

Як очевидно з таблиці, попри позитивні боку, СЕД має і негативні моменти. В основному вони зводяться до матеріальних витрат, які виявляється, можуть бути не маленькими.

Компанія понесе значні витрати не тільки на встановлення програмного забезпечення, та покупку потрібного обладнання, але й має прийняти до штату працівника, без спеціальних навичок якого система електронного документообігу просто не працюватиме. Такому співробітнику також потрібно платити зарплату. А це ще одна стаття у видатках.

Але не варто забувати, що витрачені зусилля надалі окупляться, і фірми, які працюють із СЕД, лише виграють. Адже вони заощаджуватимуть не лише на часі обробки інформації, а й значно скоротять витрати на оплату послуг, наприклад, архіваріуса. Плюс до всього іншого електронного архіву не потрібно додаткового приміщення, придбання додаткової канцелярії та інших моментів.

Що таке система електронного документообігу?

Як правило, це система електронного документообігу (ЕДО), в якій можна формувати, надсилати, отримувати та підписувати електронні документи. Вони рівносильні паперовим із власноручним підписом. Щоб вести електронний документообіг, потрібний сертифікат електронного підпису.

Інтерфейс зазвичай складається з 2-3 вкладок, серед яких контрагенти (ваші партнери та клієнти, що беруть участь в ЕДО) і основна вкладка - Документи. У цій вкладці в розділах Вхідні та Вихідні будуть надіслані вами та прийняті документи.

Види ЕДО

Безсумнівно, під час запровадження електронного документообігу організації наголошують саме на ефективність. Складно сказати який вид ЕДО для певної організації буде найефективнішим. Все залежить від напряму діяльності підприємства та від його бізнес-процесів.

Однак існує загальна кваліфікація ЕДО за функціональністю, технологією управління, складовими компонентами і т.д. У зв'язку з цим можна назвати основні види СЕД:

• Система діловодства. Такий вид призначений для ведення діловодства підприємства. Причому робота проводиться за прийнятими правилами з вертикальним управлінням, тобто. від начальника до підлеглого;
• Електронні архіви. Головна мета такої системи – це організація роботи із зберігання документації. Крім іншого, програма дозволяє користувачеві легко знайти необхідний папір. Однак передача документації у такій системі буде неможлива;
• Workflow-системи. Такий вид системи широко поширений серед користувачів завдяки тому, що її головне завдання – це організація та автоматизація бізнес-процесів. З таким ПЗ легко вести бізнес, а документообіг – це лише привід для існування робочих моментів;
• ЕСМ-системи. ПЗ дозволяє користувачеві внести новизну до системи управління організацією. За допомогою комплексних систем, можливо, керувати: документами, підписами, потоками робіт, знаннями працівників та інше. Даний вид ЕДО буде значно дорожчим, адже він пропонує користувачеві розширений функціонал.

Варто зазначити, що кожен вид СЕД стає найбільш масштабним за попередній, і дає більше можливостей користувачам. Однак для того, щоб оцінити всю користь електронного документообігу, необхідно правильно зробити вибір.

Як правильно вибрати СЕД

Як зазначалося, вибір СЕД – це складний процес, який потребує особливої ​​уваги. До того ж керівництву фірми потрібно врахувати дуже багато вирішальних чинників, як-от напрям діяльності підприємства, штат співробітників, тощо.

Наприклад, для комерційної організації правильно встановити СЕД як між співробітниками, так і між партнерами. Тільки так підприємство зможе отримати необхідний економічний зиск.

Для державної установи краще наголосити на специфіці його роботи, і приділити більшу увагу саме створенню електронних архівів. А також потрібно навчити співробітників для роботи з ними.

При виборі тієї чи іншої СЕД важливо враховувати, чи відповідає система заявленим вимогам. До таких відносяться:

• Повнота функціональності;
• Зручність використання;
• З якою швидкістю ця система впровадиться у робочий процес;
• Наявність налаштувань, причому вони мають бути гнучкими;
• Чи є у системі можливість розширення функціоналу;
• Можливо, чи підігнати СЕД під існуюче програмне забезпечення підприємства;
• Легкість адаптації;
• Наявність технічної підтримки. Важливо, щоб така допомога була на високому рівні;
• Репутація виробника та ін.

Зважаючи на цей факт, користувачеві слід дотримуватися таких дій:

1. Вивчити функціонал. Необхідно приділити особливу увагу главі "Можливості". Важливо, щоб виробник конкретно вказав список завдань, що виконуються програмою. Якщо конкретики немає, варто відмовитися від такої системи СЕД;
2. Наявність тематичних презентацій. Важливо, щоб програма містила демонстраційний матеріал, тим самим пояснювала користувачеві, як користуватися функціоналом;
3. Вивчити скріншоти. Так керівник зможе переконатися чи простий функціонал, і чи володіє він заявленим вимогам;
4. Обов'язково вивчити відгуки реальних користувачів. Найкращий варіант – це перегляд відеороликів на ютубі;
5. Багато виробників пропонують керівникам безкоштовні пробні версії. Так користувач зможе зрозуміти чи підходить обраний продукт чи ні;
6. Щодо вартості товару, то очевидно, що цей пункт не може не хвилювати покупця. Важко визначити, якою має бути реальна вартість СЕД, проте варто вивчити, з чого складається та чи інша цифра. Тому докладне вивчення прейскуранта допоможе покупцеві уникнути непередбачених витрат та витрат.

Варто пам'ятати, що зробити правильний вибір допоможе лише фахівець. Тому вибір та встановлення СЕД має проводитися лише під пильною увагою людини, яка володіє спеціальними навичками.

Через дорожнечу, далеко не всі організації в нашій країні працюють із СЕД. На сьогоднішній день поки що великі фірми роблять обробку паперів в електронному вигляді. Але все змінюється, і цілком імовірно, що найближчим часом оціниться необхідність роботи за допомогою СЕД, і багато фірм зможуть дозволити собі вести електронний бізнес. А отже, стануть найбільш ефективними та успішними!

Вік інформаційних технологій дозволяє автоматизувати багато чого. А вже передати безліч паперової роботи великої компанії в «руки» комп'ютерів – сам бог велів. Система електронного документообігу – полегшення у роботі чи додаткові проблеми?

Зі статті ви дізнаєтесь:

Під документообігом розуміють всі процедури, пов'язані зі створенням документа, його рухом в організації, обліком, зберіганням, архівуванням, захистом від доступу третіх осіб, контролем за його виконанням.

Якщо ці процеси забезпечує спеціально створена сукупність комп'ютерних програм, а інформація формується шляхом електронних документів, то такий документообігназивається електронним. На обивательському рівні його ще називають «безпаперовим».

Переваги

Безпаперовий рух документації має низку переваг. Наприклад:

• економія простору та паперу (немає паперових документів – немає потреби в шафах, папках, полицях, архівах);
• економія часу працівників (знайти документ в електронній базі для професіонала – справа кількох хвилин, а ось знайти паперовий варіант у великому офісі, та ще створений деякий час тому – той ще квест);
• можливість жорсткішого доступу третіх осіб до інформації, більш продуманий захист конфіденційності (випадковим людям буде складніше дістатися інформації в електронній системі, якщо продумане питання безпеки, а ось скопіювати паперовий документ у загальному безладді – елементарно);
• прозорість процедури руху документа (якщо система налаштована, то одночасно кілька осіб можуть спостерігати за проходженням документа за виконавцями, контролерами, керівниками, легше контролювати стадії, старанність, актуальність тощо);
• система дозволяє пов'язувати кілька документів між собою, бачити ті, що будь-яким чином пов'язані з певним обраним, або налаштувати функціонал іншого роду);
• система документообігу в електронному вигляді дозволяє працювати співробітникам віддалено, отримувати доступ до документації, перебуваючи в підрозділах, територіально віддалених один від одного, при цьому ще економляться кошти, які зазвичай витрачаються на штатних кур'єрів, залучені кур'єрські компанії, поштові витрати і т.д.;
• економія коштів у папір.

Види сед

Система електронного документообігуСед - це певний програмний продукт. Вони можуть бути різних видів. Поділ на види обумовлюється тим, що застосовуються ці системи в різних сферах діяльності, а також купуються для виконання різних завдань. Однією організації необхідно забезпечити насамперед зберігання великого обсягу електронних документів, інший важливо забезпечити обмін ними між підрозділами, треті першому плані висувають аналіз і взаємозв'язок між документами. Попит народжує пропозиції - тому системи відрізняються, і вибір користувачеві часом нелегкий.

Отже, система обміну електронного документообігу може:

представляти собою електронний архів та забезпечувати можливість зберігання та швидкого пошуку документації; такі програми – спеціалізовані бази даних;

Забезпечувати робочі процеси (при цьому електронний документ системи електронного документообігу не відіграє головної ролі, він є додатком, необхідним доповненням до робочих процесів, що регулюються системою);

Дозволяти спільну роботу над документом багатьох співробітників одночасно (якщо компанії немає необхідності забезпечувати ієрархічну структуру документообігу, а на перший план виходить саме спільне створення документів);

Включать у систему обороту документації інші необхідні послуги (електронну пошту, управління проектами та інші услуги).

Системи управління електронним документообігомможуть поєднувати у собі елементи описаних видів. Їх можна розмежувати також за видами діяльності, за галузями, за іншими ознаками. Для компанії важливо розуміти, які завдання вона хоче виконати за допомогою сід, документообіг повинен забезпечувати працездатність та отримання прибутку комерційної структури та виконання статутних завдань інших організацій.

Читайте також:

Завдання сід

Крім основного завдання система електронного документообігу забезпечує виконання та іншого функціоналу, часом важливого для компанії. Наприклад, це може бути:

1. можливість розвантаження великого обсягу електронної документації;
2. робота одночасно групи співробітників із документом у режимі «онлайн»;
3. створення онлайн-обговорення документа;
4. порівняння різних редакцій документів;
5. процедури захисту інформації, що міститься в документі;
6. копіювання та архівування;
7. нанесення засобів індивідуалізації (наприклад, водяних знаків);
8. можливість використання електронного цифрового підпису та ін.

З потреб, завдань, фінансових можливостей, наявності чи відсутності розгалуженої системи структурних підрозділів, сфери діяльності підприємства, вибирається та чи інша система. Пропозицій на ринку вистачає.

Недоліки та проблеми

Серед багатьох переваг (розглянутих вище) існують і проблеми. Використання систем електронного документообігу передбачає певні зусилля із боку персоналу. До проблем у використанні можна віднести:

витрати на придбання, встановлення та обслуговування програм (або витрати на утримання власного штату фахівців-розробників);

мотивація співробітників до навчання та використання всього функціоналу системи;

складність враховувати всі нюанси та зміни у діяльності компанії в програмному продукті;

необхідність взаємодії з іншими організаціями, які не використовують у роботі інформаційні системи електронного документообігу, а отже іноді доводиться повертатися до паперових документів або дублювати електронні;

іноді виникають питання надання юридичної сили документам, коли використовуються електронно-цифрові варіанти підпису.

Навчання та мотивація персоналу на перехід до цифрових технологій – окреме завдання, особливо якщо компанія тривалий час існувала у «паперовому світі», а працівники – не молоді та креативні люди нового покоління. Причому рівень освоєння програмних продуктів у всіх співробітників є різним. І іноді з прийняття рішення про перехід на цифровий рівень до фактичного застосування проходить багато часу і етапів. Процес це легкий лише з погляду.

Проблеми вибору

Багато що в пошуку інформації в даний час починається з простого вбивання запиту в рядок пошуку. Так ось у відповідь на цю дію (поява фрази в термін пошуку система електронного документообігуі діловодства ») шукає інформацію отримує безліч пропозицій різних систем, розроблених як російськими, так і зарубіжними фахівцями. Всі голосно заявляють про беззастережне вирішення всіх проблем споживача у цьому питанні. І тут відбувається відкриття – проблема вибору. Як не помилитись? Адже щоб розібратися в функціональних особливостях комп'ютерних програм необхідно мати хоча б зачатки навичок програмістів і просунутих користувачів. Іноді доводиться залучати професіоналів. Тоді виникає питання, як правильно зрозуміти один одного, як пояснити програмісту завдання компанії, щоб він найвірніше пошукав вирішення цих завдань у запропонованих системах.

При виборі продукту доведеться провести ціле дослідження, вивчення функціоналу за умов, коли розробник-продавець який завжди зацікавлений у розкритті всіх нюансів продукту всім поспіль. Система електронного документообігу сед має бути зручною, функціональною і корисною для споживача. Причому з огляду на його специфіку діяльності. Доведеться вивчати ролики про роботу програми, відгуки користувачів, дивитися скріншоти, можливо, тестувати та перевіряти у справі, купувати окремі модулі та блоки, якщо це дозволяє програма, впроваджувати систему поступово тощо. Та й ціна питання часом виявляється не останнім питанням у списку.

Користувач по-різному вирішує проблеми вибору платформи, перш ніж організація систем електронного документообігу буде впроваджена – розбирається самостійно, хтось залучає фахівців та консультантів з боку, багато хто обходиться силами своїх штатних працівників. У будь-якому випадку, треба розуміти, що система сед – це відповідальний крок у житті компанії, робити який краще виважено та усвідомлено.

29.05.18 71 255 13

Документи можна підписувати на папері, а можна електронно. На папері довго, електронно – незрозуміло як.

Павло Овчинніков

12 років працює з електронними документами

Але я дванадцять років займаюся електронними документами та скажу вам: це неймовірний кайф. Дозвольте розповісти, як усе це влаштовано, з прикладами.

Коротше

Щоб почати вести електронний документообіг, потрібно:

1. Переконати контрагентів розпочати обмінюватися електронними документами.
2. Купити сертифікат електронного підпису.
3. Визначитись із способом надсилання документів: через спеціальний сервіс або без нього.

Кому потрібні електронні документи

Незважаючи на зручність та сучасність, мало хто веде електронний документообіг. Якщо підприємець на спрощеному оподаткуванні укладає пару контрактів на рік, йому, може, не так страшно кілька разів надіслати друковані документи. Але є випадки, коли електронний документообіг дуже корисний.

Великим компаніямелектронні документи допомагають знизити витрати, якщо обсяг зовнішньої кореспонденції перевищує кілька сотень документів на місяць. Їх доставка паперів безпосередньо впливає швидкість угод. Витрати на документообіг можуть становити сотні тисяч рублів на рік, а ризики, пов'язані із втратами, помилками та штрафами від податкової, ще більше збільшують витрати.

Навіть якщо зараз ви підписуєте один акт на півроку, це не означає, що ваш бізнес не зросте. У вас можуть з'явитися великі партнери, які працюють з електронними документами, і вимагатимуть від вас того ж.

Наприклад

В інтернет-магазину регулярно накопичувалася дебіторська заборгованість на десятки мільйонів через те, що в накладній вкотре припустилися помилки: товар стоїть у фурі, на склад прийняти не можна. Поки чекають, коли кур'єр із виправленим документом доїде від постачальника, йдуть дні. Впровадили електронні документи, і тепер усі коригування у документах займають менше години.

А у великій енергозбутовій компанії під час виїзних податкових перевірок інспектори щорічно знаходили порушення та помилки у документах. Чек на штрафи сягав 120 000 рублів на рік. Дійшло до того, що фінансовий відділ наперед закладав ці гроші до бюджету як накладні витрати. Впровадили електронний документообіг і тепер правильність документів контролюють програми, а не люди. Помилок більше нема.

Що таке електронний документ

Електронний документ - це звичайний док або пдф-файл, який можна створити і прочитати в будь-якому редакторі. Важливо, щоб його було підписано спеціальним електронним підписом і надіслано особливим чином.

Щоб партнер, юрист чи суддя не сумнівалися, що саме ви підписали електронний документ і ніхто його не змінив, фахівці з цифрової безпеки вигадали електронний підпис. Це як відбиток пальця, накладений на унікальний набір бітів та байтів вашого документа. Грубо кажучи, підписуючи щось електронним підписом, ви кажете: "Я підтверджую справжність цього набору бітів".

Електронний підпис прикріплюють до будь-якого документа, після чого він вважається підписаним. Документ можна прочитати без підпису. Вона лише гарантує, що перед вами цей незмінний документ, у тому вигляді, в якому його вам відправили. Якщо змінити щось у документі та зберегти, зміниться його набір бітів - підпис буде недійсним.

Наприклад

Дві компанії вирішили підписати електронний контракт. Уклали договір, погодили умови. Тепер одна компанія підписує договір своїм підписом та відправляє інший. Та відкриває договір і вирішує щось нишком виправити, наприклад суму штрафів. Виправляє. Зберігає. Відправляє першою. Та дивиться – оп! - Початковий підпис на цьому договорі зламався. Значить, щось виправили, лиходії. Потім ідуть бити морду, мабуть.

Де взяти електронний підпис

Електронний підпис купують у спеціальному центрі, що засвідчує. Достатньо просто знайти зручний центр у вашому місті. Головне, щоб він входив до списку акредитованих центрів Міністерства зв'язку РФ.

Все те ж саме можна зробити прямо в офісі центру, що засвідчує: просто приходьте з усіма документами і оформляєте заявку. Але в цьому випадку вам доведеться чекати, поки пройде безготівкова оплата - це може зайняти кілька годин. Готівкою сплатити сертифікат для фірми не можна, як і не можна отримати його віддалено.

Як працює електронний підпис

Юридична сила електронного підпису описано у федеральному законі «Про електронний підпис».

Закон визначає типи підписів: просту, некваліфіковану та кваліфіковану. Підписувати документи можна будь-який з них, але з застереженнями: кваліфікована - для податкової, торгів та у деяких випадках для суду; проста і некваліфікована - для решти.

Простий або некваліфікований підпис

Доступний та дешевий варіант, але з обмеженим застосуванням. Некваліфікований підпис містить криптографічні алгоритми, але не підтверджується жодним центром, що засвідчує. Проста зовсім являє собою лише комбінацію з логіну та паролю, обліковий запис на сайті держпослуг або електронну адресу контрагента.

Такі підписи підійдуть, якщо ви не берете участі в електронних торгах, не обмінюєтеся електронною первинкою і не надсилаєте податкову звітність. Простий підпис можна використовувати для договорів, рахунків та актів, але доведеться підписати окрему угоду з контрагентом та зафіксувати згоду сторін довіряти такому підпису.

Якщо у вас десятки контрагентів та різні документи, схема не працюватиме. Вам доведеться з кожним підписати такий документ, і згодом цей процес уповільнюватиме, а не прискорюватиме роботу. Тоді краще подумати про інший сертифікат електронного підпису.

Щоб використати простий електронний підпис, треба роздрукувати та підписати паперовий варіант угоди або включити спеціальний пункт до договору з контрагентом – це вимога закону.

Кваліфікований підпис

Такий підпис підійде для рахунків-фактур та податкової. За законом електронні рахунки-фактури можна підписувати лише таким підписом. Варто кваліфікований сертифікат від 1000 Р, купити його можна тільки в центрі, що входить в зону довіри ФНС.

Щороку сертифікат кваліфікованого підпису необхідно оновлювати, що додає турбот: треба стежити за терміном дії та вчасно замовляти перевипуск.

Для роботи з кваліфікованим підписом треба встановити спеціальну програму – засіб криптозахисту інформації. Програма зміцнює електронний підпис на документ та перевіряє підписи інших учасників обміну.

Можна вибрати платну програму (Криптопро ЦСП) або безкоштовну (Віпнет ЦСП). Функціонально вони майже не відрізняються, але з безплатною можуть виникнути проблеми сумісності. Обидві працюють на Віндоусі та на Маку. Платна коштує близько 1000 Р , щорічна оплата сертифіката електронного підпису ще близько 1000 Р .

Деякі використовують хмарний електронний підпис, для нього не потрібно встановлювати програму криптозахисту. Хмарний підпис зберігається в сервісі обміну, і щоразу, коли ви підписуєте документ, вам на телефон надходить смс із підтвердженням дії. Такий сертифікат дешевший і зручніший у використанні, але менш безпечний, ніж програма криптозахисту.

Навіщо потрібний оператор документообігу

Підписаний електронний документ можна надіслати звичайною електронною поштою, але це небезпечно. Якщо пошту зламають, документи будуть у зловмисників. Тому, наприклад, податкова інспекція приймає декларації лише через спеціальні послуги. Через такі ж послуги ви повинні обмінюватися електронними рахунками-фактурами, інакше порушите наказ Мінфіну Росії. Такі послуги називаються операторами документообігу.

Для простого користувача - це електронна пошта. Працює через браузер, є папки з вхідними та вихідними, довідник адрес, вбудований пошук, редактор документів. Усередині - високонавантажений сервіс із захищеними каналами зв'язку та шифруванням, які забезпечують безпеку передачі документів.

Із оператором електронного документообігу навіть не треба укладати договір. Просто реєструєтеся, завантажуєте сертифікат електронного підпису та оплачуєте тариф за рахунком. Інші турботи бере на себе оператор: повідомляє ФНП, що ви приєдналися до обміну, стежить за форматами і гарантує дотримання законодавства РФ.

Таких сервісів у Росії кілька десятків. За ціною, функціональністю, надійністю та швидкістю роботи вони приблизно однакові. Операторів прийнято вибирати за якістю сервісу: як швидко працює техпідтримка, чи оператор готовий допомагати підключати контрагентів, які можливості він пропонує і чи є у нього консультанти-аналітики, які допоможуть вам впровадити сервіс в роботу.

Вашому контрагенту також доведеться підключитися до оператора. Він може вибрати вашого або будь-якого іншого - тоді обмін піде через роумінг, як у стільниковому зв'язку.

Скільки коштують електронні документи

Працюючи через оператора, ви сплачуєте лише за документ, який підписали обидві сторони. У середньому вартість відправки документа становить близько 6-8 Р, а всі, хто входить, безкоштовні.

Зазвичай, новачки купують мінімальний пакет на 300 документів, який дуже швидко закінчується. Потім треба купувати наступний пакет. Найвигідніше купити безлімітний річний пакет або домовитися про індивідуальні умови.

Перейти на електронні документи вигідно, якщо ви надсилаєте 100 і більше документів на місяць або щонайменше 1000 документів на рік. Тоді ви скоротите витрати на папір та доставку майже в 5 разів.

Скільки коштує документообіг

1000 паперових документів